• الدليل الإجرائي والتنظيمي هو شريان الحياة للعمل المنظم بالمؤسسات المختلفة ـ
The procedural and organizational guide is the lifeline of organized work within various establishments
• ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
• تمهيد:
الدليل الإجرائي أو التنظيمي هو أداة قوية لتحسين أداء المنشآت وزيادة كفاءتها ، وهو استثمار طويل الأجل يعود بالنفع على المنشأة وموظفيها وعملائها.
الحياة المهنية للموظفين بالمنشآت المختلفة لها ضوابط ومعيار مهنية متفق عليها من قٍبل ( أصحاب الأعمال , الجهات المعنية ) , من أجل توفر الحياة المهنية الآمنة والمحفزة , لابد من توفر معلومات عن الأنشطة الداخلية للمنشآت قبل الالتحاق بها , الدليل الإجرائي التنظيمي العام هو من يوفر هذه المعلومات وأكثر , في النهاية يجب أن يكون العاملين منتجين وفي حالة رضا داخل بيئات العمل المختلفة..
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
• أولاً / الدليل الإجرائي و التنظيمي داخل المنشآت المختلفة:
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
• التعريف:
الدليل الإجرائي التنظيمي هو وثيقة شاملة تحتوي على مجموعة من الإجراءات والخطوات المفصلة التي تحدد كيفية تنفيذ المهام والعمليات المختلفة داخل المنشأة.
• المفهوم:
الدليل الإجرائي التنظيمي عبارة عن خارطة طريق واضحة المعالم ، يوجه الموظفين في جميع المستويات لتنفيذ أعمالهم بكفاءة وفعالية ، ويضمن اتساق الأداء وتحقيق الأهداف المنشودة.
• الأهداف:
1. التوثيق: توثيق المعرفة والخبرات المتراكمة في المنظمة.
2. ضمان الجودة: تحديد معايير الجودة المطلوبة لكل عملية.
3. التدريب والتطوير: توفير مرجع شامل للموظفين الجدد والقدامى.
4. تحسين اتخاذ القرارات: توفير المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات الصحيحة.
5. تحسين الكفاءة والفاعلية: تبسيط العمليات وتقليل الخطوات غير الضرورية.
6. الامتثال للقوانين واللوائح : ضمان التزام المنظمة بالقوانين واللوائح المعمول بها.
7. توحيد الإجراءات: ضمان اتباع جميع الموظفين نفس الإجراءات في تنفيذ المهام.
• الأهمية أو الضرورة القصوى للدليل:
1. توضيح الرؤية والرسالة والأهداف , والأنشطة المختلفة للمنشأة.
2. يضمن الدليل الالتزام بالقوانين واللوائح المعمول بها في القطاع، ويحمي المنشأة من المخاطر القانونية.
3. يعكس الدليل مدى اهتمام المنشأة بجودة عملها ورضا العملاء، مما يساهم في تعزيز صورتها وسمعتها.
4. يوفر الدليل للموظفين الجدد أساسًا متينًا للتعلم والتأقلم مع بيئة العمل، وييسر عملية تدريبهم وتوجيههم.
5. يوضح الدليل العلاقات بين الأقسام والموظفين ويساهم في تعزيز التعاون بينهم لتحقيق الأهداف المشتركة.
6. يضمن الدليل الالتزام بمعايير الجودة المحددة ويقلل من الأخطاء التي قد تؤثر على جودة المنتج أو الخدمة.
7. يوفر الدليل إطارًا مرجعيًا لاتخاذ القرارات، ويقلل من الحاجة إلى اتخاذ قرارات عشوائية أو غير مدروسة.
8. توحيد الإجراءات وتبسيط العمليات، يقلل الدليل من الهدر في الوقت والجهد والموارد، ويحسن أداء الموظفين.
9. يعمل الدليل على توثيق المعرفة والخبرات المتراكمة بالمنشأة مما يضمن استمراريتها حتى بعد مغادرة الموظفين.
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
• ثانياً / مكونات الدليل الإجرائي التنظيمي العام للمنشآت:
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
• المحتوي الأساسي:
1. مقدمة ...........................................................................
2. رؤية المؤسسة ................................................................
3. رسالة المؤسسة .............................................................
4. أهداف المؤسسة ...........................................................
• المحتوى التنظيمي:
1. التنظيم القيادي . التسلسل الوظيفي . الكادر الوظيفي .
2. حقوق الموظف . واجبات الموظف . مهام الموظف . قوانين العمل.
3. التدريب والتطوير. التوجيه والارشاد. الرواتب والبدلات . الجودة .
4. المكافآت والمنح . طرق التواصل مع القيادات . الترقية والنقل والتحويل.
5. تنظيم الحياة المهنية ( التدريب والتطوير المجدول ) المستمر منذ التعيين للتقاعد.
6. الاجازات . التأمين والمعاشات . مكافأة نهاية الخدمة ,التأمين الطبي للموظف والأسرة.
7. الرعاية الاجتماعية , حالة الوفاة , النقابة , صندوق الزمالة , .................................
8. أن يكون لكل موظف ملف ورقي / إلكتروني خاص به حتى بلوغ التقاعد + البريد الالكتروني .
• نطاق التطبيق:
1. يحدد العمليات والإجراءات التي يشملها الدليل.
2. تعريف المصطلحات: شرح المصطلحات الفنية المستخدمة في الدليل.
3. المسؤوليات والمهام: تحديد المسؤوليات والمهام الموكلة لكل موظف.
4. مؤشرات الأداء: تحديد المؤشرات التي تقيس أداء العمليات والموظفين.
5. الإجراءات التفصيلية: شرح خطوات تنفيذ كل عملية داخل إطار الدليل.
6. نماذج الاستمارات: نماذج جاهزة لاستخدامها في تسجيل البيانات والمعلومات.
7. السياسات والإجراءات: مجموعة من القواعد والإرشادات التي يجب اتباعها.
8. مخططات الانسياب: رسومات بيانية توضح تسلسل الخطوات في كل عملية.
9. المخططات والرسومات: توضيح العلاقات بين العمليات المختلفة للأنشطة بالمؤسسة.
10. وصف للعمليات: شرح مفصل لكافة العمليات التي تتم في المنشأة ، من البداية إلى النهاية.
• المراجع: قائمة بالمراجع والمصادر المستخدمة في إعداد الدليل.
• العلاقة بين التحليل الوظيفي والدليل الإجرائي:
1. يساعد في إيجاد ظروف أمنة داخل بيئات العمل بعيدة عن المخاطر , كما يحدد الأخطار وفقاً لطبيعة العمل وطرق التعامل مع هذا المخاطر والسيطرة عليها.
2. يساعد في تحديد عملية الاستقطاب والمواصفات للوظائف ومن سيشغلها , كما يعمل على إتمام عملية الاختيار والتعيين وانتقاء أفضل الكفاءات تأهيلاً لإشغال الوظائف المطلوبة من خلال ما تم توفره من معلومات حول هذه الوظائف وحول مؤهلات من سيشغلها.
3. يساعد الموظف بمساعدة الذكاء الاصطناعي بأن يُصبح لديه الرؤية لإيجاد حلول لتحديات الغد قبل حدوثها , كما يوفر للموظف طرق التدريب والتطوير المناسبة لرفع كفاءته المهنية.
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
• ثالثاً / الشكل العام للدليل الإجرائي للموظف الالكتروني:
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
• بيانات أساسية:
1. أسم المنشأة , مقدمة , رؤية المؤسسة , رسالة المؤسسة , أهداف المؤسسة.
2. النشاط الداخلي ,الهيكل التنظيمي القيادي , عدد العاملين بالمنشأة والمواقع.
3. الجهة التابعة لها المنشأة , عنوان المنشأة , التواصل مع المنشأ , موقع الرئيسي للمنشأة.
• البيانات الشخصية:
1. الاسم / تاريخ الميلاد / المؤهلات / تاريخ التعيين / نهاية الخدمة .
2. المسمى الوظيفي الاساسي , العمل المكلف به حالياً , الدورات الحاصل عليها.
3. الحقوق التي تقابلها الواجبات والمهام , المرتب الاساسي , الراتب الصافي , والعلاوات والترقية.
4. أنواع الإجازات المتاحة .............................. , .................................. , ........... , ..........
• بيانات التعامل
مدير عام المنشأة ـــ مدير عمليات التشغيل ـــ مشرف عام التشغيل ـــ الحقوق ــ الواجبات ــ المهام ـــ .........
• أهم نقاط حقوق الموظف:
1. معاملته بشكل لائق يبرز اهتمام المنشأة بأحواله ومصالحه.
2. الامتناع عن الإتيان بأي تصرف يخل بالدين أو الكرامة الإنسانية للموظف.
3. تحديد الواجبات والمهام المكلف بها كل موظف حسب المعايير المهنية للمنشأة.
4. تهيئة بيئة عمل آمنة ومحفزة للموظف , بجانب تقوية الروابط الإنسانية في العمل.
5. حق تمكين الموظف من المعلومات أو البيانات التي تقوده لتطبيق الجودة في العمل.
6. حق حرية الحوار والتشاور بين الموظف والمشرف من أجل تحقيق الأهداف المنشودة.
7. العمل على تكريس أهمية الولاء والعطاء للمنشأة والمحافظة عليها وعلى أسرارها.
8. حق الحصول على المساندة والمساعدة أثناء الفترة الوظيفية بهدف رفع كفاءة المهنية.
9. المساواة والعدل في المعاملة بين جميع الموظفين ،الوقوف على مسافة واحدة من الجميع.
10. البت في التظلمات المقدمة من الموظفين الذين تقدر كفاءتهم بدرجة ضعيف أو غير ذلك.
11. تشجيع الإبداع والمبادرات الفردية للموظفين والتعاون الجماعي والعمل بروح الفريق الواحد.
12. استحقاق الزيادات السنوية على أساسي الراتب حسب قانون العاملين بالدولة للقطاع الخاص.
13. حق تدوين ونقل ملاحظات الموظف فيما يخص بيئة العمل وكذلك تظلمه من وضع ما إلى المختص.
14. بالإضافة إلى الحقوق التي كفلها نظام الدولة للعاملين مع الالتزام الكامل بصرف رواتبهم ومكافآتهم في مواعيدها ، وكذلك مستحقاتهم عند نهاية الخدمة.
• أهم واجبات الموظف:
1. الالتزام والمحافظة بمواعيد العمل الرسمي داخل المنشأة.
2. تخصيص كامل وقت العمل لأداء واجباته الوظيفية بكل إخلاص.
3. المحافظة على ممتلكات المنشأة الثابتة والمنقولة وإن لم تكن عهدة عليه.
4. التقيد بالأنظمة والتعليمات والقيم والعادات والتقاليد الحميدة بالمجتمع والدولة.
5. التقيد بالتعليمات المتعلقة بالعمل وتنفيذ الأوامر الصادرة إليه من رؤسائه بدقة وأمانة.
6. مراعاة آداب اللياقة في تصرفاته مع الزملاء والزميلات والرؤساء والمتعاملين مع المنشأة.
7. الترفع عن كل ما يخل بالشرف والكرامة سواءً أكان ذلك في مكان العمل أم خارجه.
8. متابعة ما يستجد في مجال تخصصه وأن يسهم من خلال نشاطه العلمي في تطوير تخصصه.
9. أن يكون متعاوناً مع زملاءه فيما يخدم نشاطات المنشأة ويشارك في الفعاليات الداخلية للمنشأة.
10. العناية بالتجهيزات والمستلزمات الموضوعة تحت تصرفه والمحافظة عليها، وعلى العهد المسلمة إليه.
11. مراجعة المسئول المباشر عن عمله وعدم تجازه إلى المسئولين في المنشأة إلا في حالات الضرورة وبعد تقديم الأسباب المشروعة ، أو في الحالات التي تقضي بها أنظمة ولوائح المنشأة.
• أهم مهام الموظف:
1. استقبال العملاء , تسجيل بياناتهم , الرد على المكالمات.
2. تأدية المهام المُكلف بها الموظف على مدار ساعات العمل اليومي.
3. التوقيع للحضور والانصراف حسب المواعيد , الأذن عند الضرورة.
4. جلوس الموظف في المكان المخصص له , عدم ترك مكان العمل إلا بمعرفة المشرف.
• إجراءات في حال الخلل بالمهام المُكلف بها الموظف:
إنذار شفوي , إنذار كتابي. التحقيق والخصم من الراتب. الإجازة بدون إذن مُسبق تخصم من الراتب.
• ساعات العمل :
1. ساعات العمل اليومية للموظف (8) ساعات يومياً داخل مقر المنشأة.
2. ساعات العمل الأسبوعية للموظف (48) ساعة عمل + يوم عطلة / أجازه مدفوعة الأجر.
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
• خلاصة القول :
الدليل الإجرائي والتنظيمي هو شريان الحياة للعمل داخل المنشآت المختلفة , وهو وثيقة شاملة تحتوي على مجموعة من الإجراءات والخطوات المفصلة التي تحدد كيفية تنفيذ المهام والعمليات المختلفة داخل المنشأة , وهو خارطة طريق واضحة المعالم يعمل على توجيه الموظفين في جميع المستويات لتنفيذ أعمالهم بكفاءة وفعالية، ويضمن اتساق الأداء وتحقيق الأهداف المنشودة.
• ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ البحث والإعداد / بدرالدين أحمد
.jpg)
تعليقات
إرسال تعليق